Uppdaterad synk mellan Royal Schedule och SchoolSoft LP

Vad är nytt?

Vi har släppt en ny version av synkroniseringen mellan Royal Schedule / AI-schema och SchoolSoft. Uppdateringen innehåller flera förbättringar som gör integrationen mer standardiserad och enklare att administrera.

• Ämnen hanteras nu via kursplaner istället för fritext.
• Elevundantag kan synkroniseras direkt utan att skapa undervisningsgrupper i förväg.
• Händelser kan nu exporteras till SchoolSoft.
• Byte av schema har förenklats. Du behöver inte längre avsluta det gamla schemat eller ange ett startdatum för det nya schemat.

Förändring 1: Kursplaner

Ämnen exporteras nu som officiella eller inofficiella kursplaner i stället för fritext. Detta följer SS12000 bättre och ger en mer robust och tydlig matchning mot ämnen i SchoolSoft.

Automatisk matchning mot ämnen i SchoolSoft

Vid synkronisering försöker Royal Schedule / AI-schema automatiskt hitta rätt ämne i SchoolSoft. Matchningen sker i följande ordning:

1. Officiell kursplan

Om aktiviteten har en officiell kursplan söker systemet först efter ämnen i SchoolSoft med motsvarande officiella kursplan.

• Hittas ett ämne kopplas aktiviteten direkt till det.
• Hittas flera möjliga ämnen används aktivitetens namn för att avgöra vilket ämne som avses.
• Hittas inget ämne visas ett felmeddelande.

Ett vanligt exempel är slöjd, där både träslöjd och textilslöjd kan vara kopplade till samma officiella kursplan. Systemet använder då aktivitetens namn för att välja rätt ämne.

2. Inofficiell kursplan

Om aktiviteten har en inofficiell kursplan försöker systemet först hitta ett ämne med motsvarande kursplan.

Om ingen entydig matchning hittas fortsätter systemet i stället med namnmatchning mot lämpliga ämnen i SchoolSoft.

Detta används främst för aktiviteter som saknar en officiell kursplan, till exempel raster, möten eller andra interna aktiviteter.

3. Kursens eller lektionens namn

Om ingen kursplan används, eller om en tidigare matchning inte kunnat avgöras, försöker systemet matcha aktivitetens namn mot ett ämne i SchoolSoft.

Om en unik träff hittas kopplas aktiviteten automatiskt. Om flera eller inga träffar hittas visas ett felmeddelande.

Om ingen matchning hittas

Om synken inte hittar något matchande ämne behöver du kontrollera följande:

• Att ämnet finns skapat i SchoolSoft.
• Att rätt officiell kursplan eller betygsämne är kopplat till ämnet i SchoolSoft.
• Att rätt kursplan är vald i Royal Schedule / AI-schema.
• Att namnet på den inofficiella kursplanen motsvarar ämnesnamnet i SchoolSoft.
• Att kursens eller lektionens namn motsvarar ämnesnamnet i SchoolSoft när ingen kursplan används.

Alla befintliga ämnen har automatiskt matchats mot officiella kursplaner där det varit möjligt. Vi rekommenderar ändå att du granskar kursplanerna och korrigerar eventuella felaktiga matchningar.

Videoguide: https://www.loom.com/share/500fa0b93e324ea08e9cfdc3cc807112

Förändring 2: Elevundantag

Elevundantag kan nu hanteras direkt på kurser och lektioner. Efter synkronisering skapas nödvändiga undervisningsgrupper automatiskt i SchoolSoft med ett namn baserat på ursprungsklassen och ett löpnummer.

Elever som omfattas av ett undantag kommer att se sitt schema så som förväntat. Likaså kommer läraren som närvarorapporterar se förväntade elever.

Att tänka på: Lektioner och dess information om grupper och ämne används ofta vid skapande av aktiviteter. Aktiviteterna i sin tur kan användas att skapa ämnesrum och uppdatera studieplaner. Elevundantag skapar en ny grupp i schemat. Det är därför bra att se över vilka grupper som skall vara grund för aktiviteter och ämnesrum.

För att en lärare skall kunna dela ut en uppgift till en viss lektion, behöver ett ämnesrum vara uppsatt för gruppen på lektionen. Läraren kan i annat fall välja att dela ut uppgiften till en tidpunkt.

Utveckling för att hantera elevundantag pågår. Det sker tillsammans med utvecklingen av den nya närvaron. Som ett steg i detta kan man nu använda elevundantag direkt på kurser och lektioner.

Förändring 3: Händelser

Händelser kan nu skapas direkt i Royal Schedule och exporteras till SchoolSoft. I SchoolSoft visas de som lektioner som endast förekommer vid ett specifikt datum.

• Nationella prov
• Friluftsdagar
• Temadagar
• Andra engångsaktiviteter

En händelse kan lämnas utan kurskoppling och matchas då mot namnet, eller kopplas till en kurs för att använda kursens kursplan.

Videoguide: https://www.loom.com/share/8a290e4d69bf497d85a1e23007d57c0d

Förändring 4: Förenklat byte av schema

Tidigare behövde det befintliga schemat avslutas med ett slutdatum och det nya schemat få ett startdatum innan exporten kunde fortsätta.

Detta steg behövs inte längre.

När du vill skapa en ny version av ditt schema kopierar du i stället det befintliga schemat och väljer sedan det nya schemat under Integration → Export. Exporten fortsätter då från den nya kopian utan att några datum behöver ändras.

Eftersom schemaobjektens ID:n bevaras kan du fortsätta arbeta i den nya kopian precis som om den vore originalschemat. Detta gör det betydligt enklare att skapa en ny schemaversion och fortsätta synkroniseringen mot SchoolSoft.

Vid byte till en ny schemaversion behöver du endast välja det nya schemat under Integration → Export. Du behöver inte längre avsluta det tidigare schemat eller ange några nya datum.

Videoguide: https://www.loom.com/share/9b24011c776248878de42937361e6a98

Att tänka på innan du uppdaterar

Vi rekommenderar att du granskar kolumnen 'Kursplan' under Kurser. Under en övergångsperiod finns både Ämne och Kursplan tillgängliga så att du enkelt kan jämföra den gamla och den nya informationen.

• Korrigera felaktiga matchningar manuellt eller med massuppdatering.
• Kontakta supporten om du vill ha hjälp med migreringen.
• Se den separata guiden för att skapa, redigera och hantera kursplaner.

Vanliga frågor

Mina lektioner dyker inte upp efter en synk, vad är det för fel?

Det kan bero på flera faktorer, för att identifiera korrekt problem kan du kolla på felmeddelanden som finns. Bland de nya felen som kan dyka upp så kan ämne/kursplan vara ett vanligt fel.

Se hur du hittar varningarna här: https://help.royalschedule.com/sv/article/tolka-fel-i-schoolsoft-vanliga-misstag

Jag får meddelandet att ämnet/syllabus inte matchar. Vad är det för fel?

Gå igenom följande steg:

1. Kolla så att det finns en kursplan inne i AI Schema, kursplanen är inte densamma som ”ämnen”.
2. Kolla så att ämnet i schoolsoft har korrekt kopplad kursplan.
3. Om det inte är en offiell kursplan, skapa då upp kursplanen eller matcha kursen på namn.

För mer info kan du läsa om hur ämnena kopplas här: https://help.royalschedule.com/sv/article/uppdaterad-synk-mellan-royal-schedule-och-schoolsoft-lp

Hur kan jag hantera ämnen såsom syslöjd/träslöjd där båda ämnena är kopplade till samma officiella kursplan?

Om två eller fler ämnen matchar på kursplan så kommer matchningen istället gå på namn, se till att namnet på lektionen eller kursen då matchar namnet på ämnet i SchoolSoft.